Что обязан уметь администратор в частной клинике

Работа администратора в частной клинике требует особого подхода и набора определенных навыков, так как сочетает в себе как административные, так и коммуникативные умения. Администратор является своеобразным лицом медицинского учреждения, первым человеком, с которым взаимодействует пациент, важной связующей фигурой между врачами и пациентами, а также гарантом организационного порядка. 

В этой статье мы поговорим, что обязан уметь администратор в частной клинике для успешного выполнения своих обязанностей.

Первое и, пожалуй, одно из самых важных — умение общаться с людьми и продавать услуги клиники 

В частной клинике пациент ожидает не только качественного медицинского обслуживания, но и высокого уровня сервиса. Администратору необходимо быть приветливым, терпеливым и внимательным к каждому посетителю. От того, как встретят пациента, зависит его общее настроение и восприятие клиники. Вежливость, способность выслушать и помочь в сложной ситуации, разрешение конфликтов — все это ключевые элементы взаимодействия с пациентами. Конечно, идеально было бы в регистратуре государственных поликлиник наладить такое же отношение. Но увы, обязательным требованием такие навыки там не являются. И хорошо подобранный и обученный администратор это то, чем ваша клиника может привлечь клиентов еще до начала лечения. 

Что касается продаж - важно грамотно выявлять потребности и запросы пациента, а затем методично презентовать услугу или врача с точки зрения пользы. 

Формирование записи

Администратор должен понимать нюансы записи на прием. Например, не стоит планировать пациентов вплотную друг к другу, а затем предоставлять врачу длительный перерыв. Оптимальнее организовать приемы в шахматном порядке. Если в расписании остаются окна, например, 9:00, 10:00, 11:00 и 12:00, сначала занимайте нечетные часы, а затем переходите к четным. Это позволяет врачу уделять каждому пациенту достаточное время. В случае затягивания приема его окончание просто сместится на свободный период. Шахматное расписание дает врачу возможность не спешить, избегать конвейерного подхода, отдыхать или заполнять медицинские карты и размышлять над назначениями. 

Важно! Для такого формата записи важно управлять ситуацией — предлагать пациентам только два варианта времени. Кроме того, стоит чередовать первичных и повторных пациентов, чтобы равномерно распределять нагрузку на специалиста и избегать временных накладок.

Получение реализованной записи

Коммуникация с пациентом должна завершаться результативной записью, понятной для пациента, чтобы у него не было соблазна пропустить прием. Никогда не отменяйте запись по просьбе пациента, лучше перенесите ее на удобное для него время.

Расстановка приоритетов

В ситуации, когда один пациент звонит, другой только что вошел в клинику, а третий ждет оплаты после приема, приоритет отдается входящему звонку. Администратор должен взять трубку, выяснить, чем помочь, и одновременно жестами и мимикой дать понять остальным пациентам, что их увидели и сейчас им помогут. Если разговор короткий, его следует завершить и переключиться на пациента, вошедшего в клинику: показать, где раздеться, надеть бахилы и где ожидать приема. Затем можно принять оплату у пациента, который вышел после приема, и записать его на следующий визит. Если телефонный разговор затянется, лучше записать имя и номер звонящего и пообещать перезвонить. Далее вернуться к приоритетам: первым идет пациент, зашедший в клинику, вторым — пациент, вышедший из кабинета врача.

Сбор обратной связи

Получать отзывы не только о приеме, но и просить пациентов оставить отзывы о клинике на специализированных сайтах — это отлично влияет на репутацию. Можно интегрировать сбор отзывов в систему мотивации администраторов.

Профилактика и решение конфликтов

Навыки профилактики и разрешения конфликтных ситуаций критически важны в работе с людьми. Непросвещенный в этом сотрудник может только ухудшить ситуацию, нанеся репутационный ущерб.

Знание основ медицинской документации и терминологии также не будет лишним навыком

Администратор должен грамотно оформлять все необходимые документы, такие как договоры, направления, выписки и справки, понимать, как ведется медицинская карта. Любая ошибка может привести к излишним сложностям и задержкам в оказании медицинской помощи.

Финансовые вопросы также входят в обязанности администратора

Работа с кассой, расчет стоимости оказываемых услуг, контроль за оплатой счетов, ведение отчетности — все это требует внимания к деталям и ответственности. Недопустимы ошибки в расчетах или ведении финансовых документов.

Помимо вышеописанных навыков, администратор в частной клинике должен уметь не теряться в потоке задач и сохранять эффективность. Это важно для поддержания работы клиники на высоком уровне. 

Важно! Конечно, администратор, который соответствует всем пунктам статьи, может рассчитывать на соответствующий уровень оплаты своего труда. 

Кроме того важно помнить, что мир медицины и сервисов динамичен, и новые технологии, методы работы, программное обеспечение требуют непрерывного обновления знаний и навыков. Курсы повышения квалификации, тренинги и семинары по коммуникации и управлению временем — все это части непрерывного процесса саморазвития.

Как видите, работа администратора в частной клинике требует не только специальных знаний, но и высокого уровня личных качеств, таких как стрессоустойчивость, умение к организации и планированию, отличные коммуникативные навыки. Это многогранная роль, связующая элементы эффективного и качественного медицинского сервиса. От компетентности администратора напрямую зависит репутация и успешность клиники, ведь именно через взаимодействие с ним начинается путь пациента к восстановлению и здоровью. 

Хотите знать больше о медицинском бизнесе? Присоединяйтесь к нам в телеграм